Hotmail-adres instellen als afzender

Sinds november 2024 heeft Microsoft het verzenden van e-mails via een derde tool zoals Facturalia moeilijker gemaakt voor Hotmail-adressen. We adviseren volgende oplossingen:

1. Gebruik een ander e-mailadres
   Het gebruik van een Hotmail-adres als afzender wordt vaak als minder professioneel beschouwd. Overweeg het gebruik van een aangepast domeinadres voor een betere uitstraling en meer vertrouwen bij ontvangers.
2. Configureer je e-mailadres in Azure
   Wil je toch je Hotmail-adres behouden en ben je bereid wat configuratiestapjes te doorlopen? Check dan de uitleg hieronder.*
3. Gebruik andere instellingen
   Met deze instellingen zal je verbinding kunnen maken (smtp-mail.outlook.com / 25 / geen) maar worden je e-mails niet geëncrypteerd en is de kans om als spam aanzien te worden groter.
4. Geen eigen e-mailadres gebruiken
   Als je de e-mailinstellingen niet invult, wordt invoicing@facturalia.be gebruikt als afzender.

* Configureer je e-mailadres in Azure              

Opgelet 1: deze manier van instellen van je afzendadres is niet compatibel met de module ‘Rappelbeheer’. De automatische rappels zullen nog steeds vanuit je e-mailadres worden verzonden dat je hebt ingesteld via Instellingen > E-mail.

Opgelet 2: Als je dit instelt, zal dit e-mailadres ook gebruikt worden voor documenten die worden verstuurd met een e-mailtemplate met een eigen e-mailconfiguratie.

• Log met je Hotmail-adres in op https://portal.azure.com.
• In het zoekveld bovenaan zoek je naar ‘App registraties’. Krijg je de melding ‘Deze toepassingen zijn gekoppeld aan het account naam@hotmail.com, maar bevinden zich niet in een map’, dan kan je deze optie niet gebruiken. Je-emailadres moet immers onderdeel zijn van een bedrijfs- of familie-account.
• Klik op ‘Nieuwe registratie’
• Vul de Naam in, bvb ‘Facturalia’.
• Voor de Ondersteunende accounttypen kies je de derde optie ‘Accounts in elke organisatiemap (elke Microsoft Entra ID-tenant: meerdere tenants) en persoonlijke Microsoft-accounts (bijvoorbeeld Skype, Xbox)’.
• Bij de Omleidings-URI kies je ‘Web’ als platform en daarnaast vul je deze link in: https://facturalia.be/xxxx/email_ms_auth, waarbij je ‘xxxx’ vervangt door je eigen bedrijfsnaam. De juiste bedrijfsnaam vind je in de URL als je in Facturalia bent.
• Besvestig door te klikken op de knop ‘Registreren’. Na enkele seconden wordt je app geregistreerd.
• Laat deze pagina openstaan en ga ondertussen in Facturalia naar Menu > Instellingen > E-mail > Instellingen Azure.
• Kopieer het Toepassings-id (client-id) vanuit Azure naar het veld Client ID in Facturalia.
• Kopieer het Map-id (tenant-id) vanuit Azure naar het veld Tenant ID in Facturalia.
• Klik in Azure in de linkermarge op ‘Beheren’ > ‘API-machtigingen’.
• Klik op ‘Een machtiging toevoegen’.
• Klik op het blok ‘Microsoft Graph’ > Gedelegeerde machtigingen en in het zoekveld bij ‘Machtigingen selecteren’ zoek je ‘Mail.Send’. Als je eronder vervolgens ‘> Mail’ klikt vouwt die open en selecteer je het vakje bij ‘Mail.Send’. Vervolgens bevestig je met ‘Machtiging toevoegen’.
• Hetzelfde doe je voor de machtiging ‘offline_access’.
• Als het goed is, zie je nu beide machtigingen in de ‘Geconfigureerde machtigingen’. Klik in dit overzicht op ‘V Beheerstoestemming verlenen voor xxxx’ > ‘Ja’.
• Klik vervolgens in de linkermarge op ‘Beheren’ > ‘Certificaten en geheimen’.
• Klik op ‘Nieuw clientgeheim’. In de popup ‘Een clientgeheim toevoegen’ vul je een beschrijving naar keuze en een ‘Verloopt op’ naar keuze in. Let op, als deze termijn is overschreden zal je een nieuw clientgeheim moeten maken en in Facturalia invullen. Bevestig via de knop ‘Toevoegen’.
• De ‘Waarde’ die je vervolgens ziet bij je clientgeheim mag je kopiëren en in Facturalia plakken in het veld ‘Client Secret’.
• Klik in Facturalia op ‘Instellingen bewaren’.
• Vervolgens klik je bovenaan op ‘Toegang verlenen aan Facturalia’ en vervolgens op ‘Nu toegang verlenen’. Indien nog nodig log je in met je Hotmail-adres en als je gevraagd wordt ‘Deze app toegang geven tot uw gegevens?’, klik je op ‘Accepteren’.
• Je wordt teruggestuurd naar Facturalia en krijgt de melding: ‘Access Token verkregen. Je hebt toestemming gegeven om e-mails te versturen vanuit je e-mailadres naam@hotmail.com. Test geslaagd.’
• Mooi, vanaf nu worden al je e-mails verzonden vanuit je Hotmail-adres!