Als basisregel geldt dat een factuur uiterlijk de 15de van de maand volgend op de maand van de levering of dienst moet worden uitgereikt.
Voorbeeld: indien u goederen levert op 6 april heeft u tijd tot 15 mei om uw factuur uit te schrijven.
Voor diensten (die dikwijls over een langere periode geleverd worden) geldt dezelfde regel. Belangrijk is dat u de datums van de geleverde diensten duidelijk vermeldt op de factuur
Voorbeeld: als freelancer heeft u 4 maandagen in april gepresteerd bij uw klant. Ten laatste op 15 mei bezorgt u dan de factuur aan uw klant, met duidelijke vermelding van de vier datums.
In Facturalia kan u hiervoor dan best een product ‘Dienstverlening’ maken en op uw factuur vier factuurlijnen voorzien met deze dienst en de datum als detail.
Ondernemers die dus eens per kwartaal factureren, samen met de indiening van de btw-aangifte, zijn dus te laat met hun facturatie! Uiteraard blijft de factuur wel haar geldigheidswaarde behouden en zal de klant deze dus moeten betalen.
Laattijdige facturatie kan ook effectief beboet worden. Per factuur gelden deze boetetarieven:
- 1ste overtreding: € 50 (met maximum van € 500)
- 2de overtreding: € 125 (met maximum van € 1.250)
- 3de overtreding: € 250 (met maximum van € 5.000)
Behalve deze wettelijke bepalingen is het natuurlijk sowieso een goed idee om snel te factureren! Een klant die zijn factuur pas veel later krijgt, zal ook niet geneigd zijn om die snel te betalen.