Hoe kan ik een offerte online laten goedkeuren?

Online goedkeuring houdt in dat je potentiële klant een e-mail krijgt met de offerte met daarin een link. Als de klant op die link klikt, kan hij in een vakje zijn handtekening plaatsen met behulp van de computermuis of (op smartphone of tablet) of vinger.

Geen gedoe meer met het afdrukken van offertes, tekenen, inscannen en terugsturen. Heel dit gedoe is dikwijls een reden waarom offertes gewoon blijven liggen en nooit worden goedgekeurd.

Hoe activeer ik dit?

Via Home > Instellingen > Geavanceerd > E-mailtemplates beheren krijg je een overzicht van de verschillende templates die je kan gebruiken voor het verzenden van e-mails. Standaard zijn er enkele voorzien, maar je kan er zelf nog bij maken.

Je kan dus een nieuwe template aanmaken. Belangrijk zijn daarbij 2 zaken:

• Bij Klant handtekening kies je voor JA
• Vink Gebruiken om offertes te sturen aan

Offerte versturen met link voor handtekening

Als je een e-mailtemplate voorzien hebt, kan je je offerte verzenden. In het overzicht van offertes, kies je voor het -icoontje. In het volgend scherm kan je bij E-mailtemplate je template kiezen.

Heb je geen offerte-template met handtekening-link dan kan je nog steeds de link meesturen door Link meesturen voor online goedkeuring aan te vinken.

Als je relatie in de e-mail klikt op de link ‘Online goedkeuren’, kan hij zijn handtekening plaatsen en de offerte goedkeuren. Dat kan uiteraard enkel binnen de geldigheidstermijn van de offerte.

Zowel jij als je klant ontvangen vervolgens een e-mail ter bevestiging.

Als je na de goedkeuring de PDF nog eens opent, zal je zien dat deze voorzien is van de handtekening van je klant. Proficiat, je offerte is goedgekeurd.

Historiek

Wil je checken wanneer je klant je offerte had bekeken of goedgekeurd? Dat kan via het klok-icoontje in het overzicht van offertes.