Hoe pas ik de e-mail voor verzending aan?
Op het ogenblik dat je een factuur of ander document verstuurt, kan je de standaarde-mail nog aanpassen vooraleer je de e-mail met factuur verzendt.
Maar handiger is natuurlijk het gebruik van e-mailtemplates. Die kan je beheren via Home > Instellingen > Geavanceerd > E-mailtemplates beheren. Je vindt er enkele standaardtemplates, maar je kan er ook zelf bijmaken via het plus-icoontje linksboven.
Geef je template een duidelijke naam zodat je hem later snel kan terugvinden en in het grote tekstvak vul je de tekst in voor je e-mail. Je kan daarbij gebruik maken van heel wat variabelen om de e-mail te personaliseren zoals de datum, bedrijfsnaam, totaalbedragen, mededeling, het logo en vele anderen.
Desgewenst kan je nog een extra bijlage toevoegen die bij elke mail moet zitten die met deze layout wordt verstuurd, bijvoorbeeld voor Algemene Voorwaarden.
Als UBL is geactiveerd, kan je ook de UBL-versie van de factuur mee laten verzenden en voor offertes kan je goedkeuringslink mee sturen.
Vink nog even aan voor welke documenten je deze template wil gebruiken.
Als je nu een document wil verzenden, zal je zien dat je kan kiezen met welke template je deze wil verzenden. De tekst van de e-mail past zich aan als je een andere template kiest.
Overzicht openstaande facturen toevoegen
Op de plaats waar je de variabele {{openstaand}} invoert zal een overzicht geplaatst worden van alle openstaande facturen van deze klant. Indien er geen openstaande facturen zijn, wordt dit overzicht niet getoond.
Nalatigheidsintresten of aanmaningskosten automatisch laten berekenen
Handig is ook dat je voor herinneringen kan aangeven hoe deze moeten worden berekend om op te nemen in de e-mail. Je vult deze waarden in en vanaf nu kan je de variabelen {{nalatigheidsintrest}}, {{aanmaningskost}} en {{bedrag-inclkosten}} in je template.
Een voorbeeld e-mailtemplate voor een aanmaning met aanrekening kosten voor rappel:
Beste {{klant-contactpersoon}},
Je factuur van {{document-datum}} is nog steeds onbetaald ondanks een eerste herinnering. Daarom zijn we genoodzaakt kosten aan te rekenen.
Factuurbedrag: {{bedrag-inclbtw}} EUR
Nalatigheidsintrest: {{nalatigheidsintrest}} EUR
Aanmaningskost: {{aanmaningskost}} EUR
Totaal te betalen: {{bedrag-inclkosten}} EUR
Mededeling: {{mededeling}}