Hoe kan ik algemene voorwaarden toevoegen aan mijn factuur?

Algemene voorwaarden worden bij papieren facturen meestal op de achterkant meegegeven, maar ook bij digitale facturen kan u de voorwaarden mee bezorgen.

Korte algemene voorwaarden

Via Home > Instellingen > Algemeen kan je korte algemene voorwaarden ingeven. Deze verschijnen dan onderaan je pdf-factuur.

Desgewenst kan je in je lay-outs (Instellingen > Lay-outs) nog per lay-out afwijkende voorwaarden ingeven. In je layout kan je ook kiezen waar je algemene voorwaarden getoond moeten worden (onderaan op elke pagina, op het einde van de factuur, op een nieuwe pagina of helemaal niet).

Uitgebreide algemene voorwaarden

Meestal zijn de voorwaarden echter uitgebreider, en dan is het handiger deze in een aparte pdf, samen met de factuur aan de klant te bezorgen.

Ofwel kan je dit per factuur doen, door bij de aanmaak van de factuur in het veld Bijlage je Algemene Voorwaarden toe te voegen.

Ofwel – en dat is het handigste als je je voorwaarden altijd wil meesturen – maak je via Home > Instellingen > Geavanceerd > E-mailtemplates beheren een template aan waarbij je in het veld Extra bijlage je voorwaarden toevoegt. Elke e-mail die je verzendt met deze e-mailtemplate zal je algemene voorwaarden als extra bijlage bevatten. Bij je algemene instellingen kan je dan nog voor de volledigheid in het veld Algemene Voorwaarden zetten: Zie extra bijlage.

Voor facturen die je via Peppol verstuurt kan je via de instellingen van de Peppol-module (Extra > Modules > Poppol > Instellingen)> een bijlage toevoegen die wordt toegevoegd aan elke factuur en creditnota die je via Peppol verstuurt.

Pdf of Word-document?

De voorwaarden zal je waarschijnlijk in een Word-document opmaken (.doc), maar vergeet niet er eerst een pdf-document van te maken vooraleer je deze aan je klant bezorgt! Niet alleen komt dit professioneler over, het voorkomt ook dat je klant het document zelf kan aanpassen.

Overzicht

Samengevat vind je hieronder de verschillende mogelijkheden om algemene voorwaarden aan je facturen toe te voegen.

Waar?	Welke facturen?	In pdf of bijlage?	Via e-mail	Via Peppol
Algemene Instellingen	Voor alle facturen	Mee in de pdf-factuur	Ja	Ja
Lay-out	Voor alle facturen met deze lay-out	Mee in de pdf-factuur	Ja	Ja
Factuur	Enkel voor deze factuur	Aparte bijlage	Ja	Ja
E-mailtemplate	Voor alle facturen die met deze e-mailtemplate worden verzonden	Aparte bijlage	Ja	Neen
Peppol-instellingen	Voor alle facturen die via Peppol worden verzonden	Aparte bijlage	Neen	Ja