Hoe werkt de factuurnummering?

Bij het opstellen van een factuur moet je voldoen aan een aantal specifieke regels. Als startende ondernemer ben je mogelijk nog niet volledig op de hoogte van alle vereisten. Daarom geven we graag meer inzicht in het gebruik van factuurnummers en de richtlijnen die daarvoor gelden.

Belangrijk om te weten: met Facturalia kun je op elk moment van het boekjaar beginnen en een factuurnummer kiezen dat aansluit op je meest recente nummer. Het is dus niet nodig om te wachten tot een nieuw boekjaar begint.

Wat is een factuurnummer?

Een factuurnummer is een unieke reeks cijfers (en letters) die elke factuur moet hebben. Hoewel je de nummering zelf kunt bepalen, schrijft de Belgische fiscus voor dat de nummering altijd chronologisch en opeenvolgend moet zijn.

Hoe zijn factuurnummers opgebouwd?

Factuurnummers kunnen bestaan uit een combinatie van cijfers en eventueel letters.

Toevoeging van het jaartal aan een factuurnummer

Het is nodig om een jaartal in het factuurnummer op te nemen. Een voorbeeld hiervan is: VF20240001.

Vereisten voor factuurnummers

Voor de nummering van facturen gelden de volgende regels:

• Elk factuurnummer moet uniek zijn.
• De nummering moet chronologisch zijn.
• Factuurnummers bestaan uit cijfers, met eventueel letters ervoor.
• Het nummer mag geen spaties bevatten, maar een koppelteken is wel toegestaan.

Hoeveel cijfers bevat een factuurnummer?

Er is geen specifieke limiet voor het aantal cijfers in een factuurnummer, maar het is belangrijk dat het nummer hanteerbaar blijft.

Het bepalen van het eerste factuurnummer

Je hebt de vrijheid om te kiezen hoe je de nummering van je facturen wilt opbouwen. Overweeg bijvoorbeeld om een jaartal in de nummering op te nemen. Denk goed na over het eerste nummer, want als je eenmaal een reeks hebt gekozen, is deze niet eenvoudig te wijzigen.

Standaard wordt in Facturalia een factuurnummer gevormd volgens het patroon VF-jaar-nummer (bijvoorbeeld VF20240001). Als je een andere nummerstructuur wenst, kun je dit aanpassen in de Geavanceerde Instellingen.

Bij het aanmaken van de eerste factuur krijgt deze automatisch een nummer dat begint met ‘VF’ (VerkoopFactuur), gevolgd door het jaar en het volgnummer ‘0001’, zoals VF20240001. Als je al eerder bent begonnen met je boekjaar en met een ander nummer wilt starten, kun je dit aanpassen nadat de eerste factuur is gemaakt. Je kunt het nummer bijvoorbeeld wijzigen naar VF20240123 om aan te sluiten bij je laatste factuur.

Automatische toekenning van factuurnummers

Elke volgende factuur krijgt automatisch een opvolgend nummer toegewezen, ook wanneer het nieuwe jaar begint.