WooCommerce Peppol plugin
Deze plugin is nog in bèta. Concreet betekent dit dat je hem prima kan gebruiken maar dat het mogelijk is dat er nog bugs opduiken. Suggesties ter verbetering zijn ook steeds welkom.
Facturalia biedt de mogelijkheid om je WooCommerce/Wordpress webshop te koppelen aan Facturalia. Op die manier worden je bestellingen vanaf dat ze de status Afgerond/Completed krijgen in WordPress doorgestuurd naar Facturalia om er automatisch een factuur van te maken. Deze factuur wordt dan automatisch doorgestuurd naar je klant. Via Peppol als het kan, en anders via e-mail.
STAP 1: Een Facturalia account aanmaken
Heb je nog geen Facturalia-account, dan kan je je registreren via https://welkom.facturalia.be/. Met dit account kan je zelf facturen maken en je volledige bedrijfsadminstratie beheren. Je krijgt een testperiode van 30 dagen. Binnen deze periode kan je alle functionaliteiten gebruiken dus ook de API-module.
STAP 2: Een API-key aanmaken
Om de plugin te kunnen gebruiken, heb je een API-key nodig. Die kan je eenvoudig aanmaken in je Facturalia-account via Extra > Modules > API > Meer. Geef je API een duidelijke naam zoals ‘My Webshop’ en zorg dat de scope invoices:create staat aangevinkt.
STAP 3: De plugin downloaden en installeren
Via deze link kan je de gratis plugin downloaden. In je WordPress website kan je deze installeren via Plugins > Plugin toevoegen.
STAP 4: De plugin configureren
In je WooCommerce menu vind je via WooCommerce > Facturalia de mogelijkheid om je plugin te configureren.
Vul de API-key in die je eerder aanmaakte en valideer hem.
Vervolgens kan je volgende velden nog invullen:
E-mail template ID: Dit is de ID van de e-mailtemplate die je wil gebruiken als de factuur via e-mail wordt verzonden (wanneer je klant niet is aangesloten op het Peppol-netwerk). Deze ID vind je in Facturalia via Instellingen > Geavanceerd > Functies > E-mailtemplates beheren > Klik op het potlood-icoontje dat je wil gebruiken. In de URL vind je helemaal achteraan na ‘email-template/’ de ID die je nodig hebt.
Deze waarde is enkel van toepassing als je ‘Automatisch verzenden’ aangevinkt hebt staan.
Layout ID: Dit is de ID van de lay-out die je wil gebruiken voor de factuur. Je vindt deze via Instellingen > Lay-outs > Potlood-icoontje van de gewenste lay-out. De ID vind je in de URL na ‘layout/’.
Automatisch verzenden: Als je dit aanvinkt zal de aangemaakte factuur automatisch worden verzonden naar de klant. Als de klant is aangesloten op het Peppol-netwerk dan zal de factuur via Peppol worden verzonden, anders via e-mail. Laat je dit uitgevinkt, dan zal de factuur wel worden aangemaakt in Facturalia, maar nog niet worden verzonden.
Taal: De taal waarin de factuur wordt aangemaakt. Enkel van toepassing als je de module Meertaligheid hebt geactiveerd in Facturalia. (Extra > Modules > Meertaligheid)
Markeer als betaald: Alle facturen die via deze plugin worden aangemaakt in Facturalia krijgen de status ‘Voldaan’. Als je dit niet aanvinkt, blijft de factuur staan op ‘Nog niet voldaan’.
Vrijstellingscode: Deze vrijstelling (0% of 6%) wordt gebruikt voor alle facturen die worden aangemaakt. Leeg laten indien er geen specifiek BTW-regime van toepassing is. Als er een specifieke vrijstelling van toepassing is op al je facturen (bvb. voor een kleine onderneming), dan kan je hier de juiste vrijstellingscode invoeren. Als er bij een factuur door WooCommerce een BTW-vrijstelling (of -verlaging) wordt verleend vanwege intracommunautaire diensten of leveringen dan wordt dit mee overgenomen op je factuur.
- 1: Werken in onroerende staat (0% medecontractant)
- 4: Kleine onderneming
- 6: Verlaagd btw-tarief 6% voor woningen
- 7: Export via EU (art.41)
- 9: Verlaagd btw-tarief 12% ikv sociaal beleid
- 10: Verlaagd btw-tarief 6% voor schoolgebouwen
- 11: Export niet EU (art.39)
- 12: Verlaagd btw-tarief 6% voor afbraak en heropbouw
- 13: Vrijstelling obv Art. 44
- 14: Verlaagd btw-tarief 6% voor personen met handicap
Klaar! Als een bestelling nu de status ‘Afgerond/Completed’ krijgt, dan wordt er automatisch een factuur aangemaakt in Facturalia (en eventueel verzonden).
Kostprijs
✅ De plugin zelf is gratis
✅ Heb je nog geen Facturalia-account dan kan je hier de prijzen van een abonnement bekijken.
✅ De prijs per aangemaakte factuur is € 0,15
✅ De verzending via Peppol of e-mail is gratis
Goed om weten
- Zorg dat je producten of diensten in WooCommerce dezelfde SKU hebben dan de productcode in Facturalia. Indien er bij een bestelling geen product bestaat in Facturalia met de WooCommerce-SKU (én met het juiste BTW-tarief) dan wordt er een nieuw product aangemaakt in Facturalia.
- Voor de verzendkosten wordt er in Facturalia automatisch een product aangemaakt met de naam ‘Verzendkosten’ en productcode ‘SHIPPING’. Dit wordt als aparte lijn toegevoegd aan de factuur.
- Als de klant nog niet bestaat in Facturalia – obv van BTW-nummer (B2B) of naam (B2C) – dan wordt deze automatisch aangemaakt in Facturalia.
- Facturalia controleert of je klant aangesloten is op het Peppol-netwerk en zal op basis van het resultaat je factuur onmiddellijk via Peppol of e-mail verzenden.
- Ondersteunt simpele en variabele WordPress-producten, productkortingen, verzendkosten, intracommunautaire leveringen en diensten.
Tips
Laat ‘Automatisch verzenden’ in eerste instantie nog uit. Bekijk of de facturen zoals verwacht worden aangemaakt in Facturalia en doe daar de verzending manueel (via Peppol of e-mail). Als alles werkt zoals verwacht, kan je ‘Automatisch verzenden’ aanvinken.